Algemene voorwaarden Student IT v.z.w.
Versie 3 - Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 4 april 2010.
Versie 2 - Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 17 september 2009 (enkel voor oude contracten)
Versie 1 (enkel voor oude contracten)
1. Algemeen
1.1 Toepassingsgebied
Deze verkoopvoorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen Student IT vzw (verder de leverancier genoemd) en haar wederpartij (verder klant genoemd), voor zover hier door partijen niet uitdrukkelijk van is afgeweken.
1.2 Wijziging
De leverancier zal elk voornemen van wijziging van onderhavige algemene voorwaarden voorafgaandelijk en schriftelijk ter kennis brengen aan de klant. Deze wijziging zal ten vroegste in werking treden 1 maand na de kennisgeving door de leverancier. Indien de klant tijdens die periode niet reageert, wordt hij geacht de wijziging te hebben aanvaard. Indien de klant niet akkoord gaat, en binnen de gestelde termijn schriftelijk zijn protest uit, is deze gerechtigd de overeenkomst zonder kosten en met onmiddellijke ingang te beëindigen.
1.3 Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
Elk geschil zal beslecht worden door de rechtbanken van Leuven. Op elke overeenkomst tussen de leverancier en haar wederpartij is Belgisch recht van toepassing.
1.4 Nietigheid van clausules (partiële nietigheid)
Indien een van de bepalingen van deze overeenkomst nietig of niet in rechte afdwingbaar zou blijken te zijn, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen van de overeenkomst onverlet.
1.5 Wijziging contactgegevens
Wijzigingen van contactgegevens zoals adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van de klant moeten tijdig door de klant aan de leverancier meegedeeld worden. De leverancier zal eveneens wijzigingen van zijn contactgegevens aan de klant meedelen.
1.6 Aanvaarding algemene voorwaarden
Indien onderhavige algemene voorwaarden in conflict zouden treden met algemene voorwaarden van de klant, dan zullen onderhavige voorwaarden steeds primeren.
2. Prijs en betaling
2.1 BTW en heffingen
Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere door de overheid opgelegde heffingen.
2.2 Betaling
Betaling van geleverde goederen of diensten dient steeds te geschieden binnen de 30 dagen na betaalbaarstelling door de leverancier.
2.3 Betalingsmodaliteiten
Indien sprake is van een periodieke betalingsverplichting van de klant, geldt dat de leverancier de overeengekomen prijzen jaarlijks mag indexeren op basis van de gezondheidsindex. Indien de leverancier bovenop die indexering een prijsverhoging wil toepassen, zal hij de klant dienaangaande schriftelijk op de hoogte brengen, ten laatste 3 maanden voor de voorgenomen prijsverhoging. Indien de klant niet akkoord gaat met dergelijke aanpassing bovenop de indexering, is de klant gerechtigd binnen de dertig dagen na kennisgeving van de prijsverhoging de overeenkomst te beëindigen met een opzegtermijn die loopt tot aan het ogenblik van de voorgenomen prijsverhoging.
2.4 Laattijdige betaling
Indien de klant op de gestelde vervaldag de aan de leverancier verschuldigde sommen niet heeft betaald, dan is de klant zonder voorafgaande ingebrekestelling op dit bedrag intresten verschuldigd gelijk aan de wettelijke intrestvoet. Alle kosten als gevolg van het afdwingen van betaling via gerechtelijke weg, inclusief advocatenkosten,zullen worden gedragen door de klant.
2.5 Protest factuur
Het gebrek aan geschreven protest van een factuur binnen de 30 werkdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten in.
3. Vertrouwelijke gegevens en privacy
3.1 Definities
Onder “persoonsgegevens” worden onder deze titel verstaan de persoonsgegevens zoals gedefinieerd in artikel 1 §1 van de "Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens" van 08 december 1992.
Onder “gegevens” worden onder deze titel verstaan de “persoonsgegevens” die ter uitvoering van de overeenkomst op systemen van de leverancier verwerkt worden; alsook alle andere data die door de klant of zijn gebruikers direct of indirect ingevoerd zijn in deze systemen, inclusief maar niet uitsluitend financiële gegevens, verkoopsartikelen, bestellinglijsten, reservaties, etc.
Onder “systemen van de leverancier” wordt verstaan de systemen die de leverancier ter beschikking stelt van de klant, dan wel ontwikkeld heeft of beheert voor de klant.
3.2 Gebruik en verantwoordelijkheid
De leverancier mag onder geen beding de gegevens, aangeleverd door de klant, hanteren voor privédoeleinden of op enigerlei wijze communiceren naar derden.
De klant verklaart de volle verantwoordelijk en aansprakelijkheid op zich te nemen voor de inhoud van deze gegevens.
De klant zal de leverancier vrijwaren tegen elke actie die gebaseerd is op de bewering dat het beschikbaar stellen, gebruiken, bewerken, installeren of incorporeren van sommige gegevens aangeleverd door de klant inbreuk maakt op enig recht van derden.
3.3 Vrijwaring
De leverancier mag anonieme statistieken verzamelen ter evaluatie van de performantie van de systemen, het opsporen van fouten of, algemeen, de analyse van de systemen.
3.4 De “verwerker” en “verwerking” van persoonsgegevens
In geval van verwerking van persoonsgegevens, zoals bepaald in de "Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens" van 08/12/1992, treedt de leverancier op als verwerker van de gegevens.
De klant verklaart de verantwoordelijke te zijn voor de verwerking en verklaart opdracht te geven aan de leverancier voor de verwerking van de persoonsgegevens in kwestie. De leverancier handelt slechts in opdracht van de klant.
3.5 Beveiligingsmodaliteiten
De leverancier verklaart te voorzien in adequate beveiligingsmaatregelen, zoals toegangscontrole en cryptografie, ter bescherming van de gegevens aangeleverd door de klant.
De leverancier is niet verantwoordelijk voor fouten of nalatigheden van de klant, waardoor de beveiliging van de toegang tot de gegevens in gedrang komt.
De klant verklaart zijn volle medewerking te willen verlenen bij het opzetten van een gepaste beveiligingsinfrastructuur.
De leverancier kan toegewezen toegangs- of identificatiecodes wijzigen bij aanwijzingen van beveiligingsproblemen. De leverancier zal de klant op de hoogte brengen van de nieuwe toegangs- of identificatiecodes.
De klant behandelt de toegangscodes vertrouwelijk en met zorg en maakt deze slechts aan geautoriseerde personeelsleden of medewerkers kenbaar.
De leverancier is nooit aansprakelijk voor schade of kosten die het gevolg zijn van misbruik van toegangs- of identificatiecodes door de klant en diens aangestelden of ondergeschikten.
3.6 Vertrouwelijkheid van gegevens
Zowel de leverancier als de klant garanderen dat alle van de andere partij ontvangen gegevens waarvan men weet of dient te weten dat deze van vertrouwelijke aard zijn, geheim blijven, tenzij een wettelijke plicht openbaarmaking van die gegevens gebiedt.
De partij die vertrouwelijke gegevens ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn. Gegevens worden in ieder geval als vertrouwelijk beschouwd indien deze door een der partijen als zodanig zijn aangeduid. Bij twijfel over de aard van de gegevens, zal elke partij die gegevens sowieso als vertrouwelijk beschouwen en behandelen.
De leverancier zal passende vertrouwelijkheidovereenkomsten afsluiten met al zijn medewerkers die toegang verkrijgen tot de gegevens aangeleverd door de klant. De leverancier verklaart dat de toegang die de medewerkers zullen krijgen tot de gegevens aangeleverd door de klant, beperkt zal blijven tot hetgeen de medewerkers in kwestie nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of tot hetgeen noodzakelijk is voor de behoeften van de dienst.
3.7 Lot van gegevens bij stopzetting van de samenwerking
Bij stopzetting van de overeenkomst zal de leverancier alle gegevens aangeleverd door de klant, terug ter beschikking stellen, in een formaat dat aan open standaarden beantwoordt of met open software of gesloten software waarover de klant beschikt leesbaar en verwerkbaar is.
Ten laatste drie maanden na deze overdracht van gegevens aan de klant zal de leverancier al de gegevens van en aangeleverd door de klant op de systemen van de leverancier vernietigen, behoudens andersluidende wettelijke verplichtingen.
Deze bepaling is niet van toepassing op de anonieme statistieken door de leverancier verzameld, op gegevens vereist voor de administratieve afhandeling van de overeenkomst, op gegevens die automatisch of in opdracht van de klant verwijderd werden en op de communicatie (emailverkeer) tussen klant en leverancier in het kader van de overeenkomst.
4. Intellectuele eigendom
4.1 Algemeen
Behoudens andersluidende overeenkomst, berusten alle rechten van intellectuele eigendom op de producten en/of diensten alsmede de ontwerpen, programmatuur, documentatie en alle andere materialen die worden ontwikkeld en/of gebruikt ter voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst tussen de leverancier en de klant, dan wel die daaruit voortvloeien, uitsluitend bij de leverancier of diens eigen leveranciers. De levering van producten en/of diensten strekt niet tot enige overdracht van de rechten van intellectuele eigendom.
4.2 Gebruiksrecht van de klant
De klant verkrijgt steeds een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht van onbepaalde duur tot het gebruik van de producten en resultaten van de diensten voor de overeengekomen doelstellingen. Het gebruiksrecht omvat, in het geval van software, het recht om de software uit te voeren voor eigen gebruik alsook het recht om de software tijdelijk of permanent te reproduceren voor zover dit voor deze uitvoering van de software vereist is.
Noch het vertalen, bewerken, arrangeren of anderszins veranderen van de software, noch de distributie van de software zijn toegelaten, behoudens bepalingen van dwingend recht en behoudens een specifieke licentie waarin deze toelating toch verleend zou worden.
4.3 Openbaarmaking
De klant zal niet zonder voorafgaande toestemming van de leverancier de producten en resultaten van de diensten op enige wijze geheel of gedeeltelijk openbaar maken, verveelvoudigen of aan een derde beschikbaar stellen.
4.4 Morele rechten
De klant zal aanduidingen van de leverancier of haar leveranciers betreffende auteursrechten, handelsnamen, merken of andere rechten van intellectuele eigendom niet verwijderen of wijzigen.
4.5 Vrijwaring
De leverancier staat ervoor in dat hij gerechtigd is het genoemde gebruiksrecht aan de klant te verstrekken en vrijwaart de klant tegen eventuele intellectueelrechtelijke en andere gelijkaardige aanspraken van derden terzake.
5. Offertes
5.1 Aard prijzen en duurtijd aanbod
Prijzen die door de leverancier op enigerlei wijze worden meegedeeld, zijn steeds indicatief, tenzij uitdrukkelijk werd aangegeven dat ze een bindend aanbod uitmaken.
De definitieve prijzen in offertes opgegeven, kennen slechts een geldigheidsduur van 15 dagen, tenzij anders aangegeven. Tarieven door de leverancier meegedeeld met het oog op dienstverlening zijn vastgelegd in functie van prestaties.
5.2 Opgegeven specificaties
De klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan de leverancier opgegeven specificaties van de gevraagde prestatie en andere gegevens waarop de leverancier zijn aanbieding baseert. In geval deze gegevens niet correct blijken te zijn, vervalt het daarop gebaseerde aanbod uit de offerte.
5.3 Leveringstermijnen
De door de leverancier opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen werd. De termijnen worden steeds in werkdagen geformuleerd. Vertraging in de levering kan in geen geval recht geven op annulering van een bestelling of een schadevergoeding.
6. Aansprakelijkheid
6.1 Algemeen
In geen enkel geval zal de leverancier aansprakelijk zijn, hetzij contractueel of extracontractueel, voor de schade veroorzaakt aan personen of aan goederen ander dan de geleverde goederen of de goederen die het voorwerp van de dienstprestatie uitmaakten.
De leverancier zal aan geen enkele vergoeding gehouden zijn tegenover de klant of tegenover derden voor indirecte schade, behalve in het geval dat deze voortvloeit uit een opzettelijke fout van leverancier.
Worden met name als indirecte schade beschouwd:
verlies of beschadiging van gegevens,
schending van vertrouwelijkheid van gegevens,
winstderving,
verlies van cliënteel.
Het is de verantwoordelijkheid van de klant om regelmatig en in ieder geval vóór elke technische interventie beveiligingskopieën van zijn besturingssystemen, toepassingen en gegevens te maken.
6.2 Foutieve niet-uitvoering van het contract
Indien de klant schade ondervindt bij het leveren van goederen, zal de vergoeding die leverancier aan klant moet betalen nooit meer bedragen dan het bedrag van de factuur betreffende de levering van goederen, exclusief BTW.
6.3 Verjaring
Elke aansprakelijkheidsvordering ten gevolge van de gebrekkige of de niet-uitvoering van de overeenkomst verjaart na verloop van 1 jaar na het zich voordoen van de feiten.
6.4 Transmissiefouten, storingen of niet-beschikbaarheid van telecommunicatiefaciliteiten
De leverancier is nooit aansprakelijk voor schade of kosten wegens transmissiefouten, storingen of niet-beschikbaarheid van telecommunicatiefaciliteiten, tenzij de klant bewijst dat deze schade of kosten het gevolg zijn van schuld of grove fout van de leverancier of diens leidinggevenden.
7. Overmacht
7.1 Opschorting
Indien de leverancier door overmacht tijdelijk verhinderd wordt haar verplichtingen na te komen, worden deze opgeschort, zolang de overmachtsituatie aanhoudt.
7.2 Ontbinding ten gevolge van overmacht
Indien een overmachtsituatie als bedoeld in dit artikel langer dan twee maanden duurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden , mits inachtneming van een redelijke opzeggingstermijn, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
7.3 Gedeeltelijke nakoming overeenkomst
Heeft de leverancier bij het intreden van de overmacht gedeeltelijk aan diens verplichtingen voldaan, dan is hij gerechtigd dit gedeelte afzonderlijk te factureren en is de wederpartij ertoe gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract.
8. Hosting van servers
Het hosten van de servers gebeurt via de Katholieke Universiteit Leuven, die hiertoe gratis haar faciliteiten ter beschikking stelt. Moest tde leverancier niet langer toestemming krijgen van de Katholieke Universiteit Leuven om gratis gebruik te maken van deze faciliteiten, en diengevolge zich moet wenden tot commerciële diensten voor het hosten van deze servers, dan wordt in onderling overleg en in alle redelijkheid de meerkost voor deze commerciële diensten in evenredigheid omgeslagen over alle partijen die op dat moment gebruik maken van de server, inclusief tde leverancier zelf.
Wenst de klant deze meerprijs niet te betalen, dan kan hij besluiten de overeenkomst te beëindigen met onmiddellijke ingang. Dit geldt niet voor de leverancier.
9. Medewerking van de klant
9.1 Algemeen
De klant zal de leverancier steeds tijdig alle nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen, waaronder het verstrekken van toegang tot zijn gebouwen. Indien de klant in het kader van het verlenen van medewerking aan de uitvoering van de overeenkomst eigen medewerkers inzet, zullen deze medewerkers beschikken over de noodzakelijke kennis, ervaring, capaciteiten en kwaliteiten.
9.2 Aanlevering data
Indien de klant programmatuur, websites, materialen, databestanden of gegevens op een informatiedrager aan leverancier ter beschikking stelt, zullen deze voldoen aan de door leverancier voorgeschreven specificaties.
9.3 Recht van leverancier op opschorting overeenkomst
Indien de klant de voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke gegevens, apparatuur, programmatuur of medewerkers niet, niet tijdig of niet overeenkomstig de afspraken ter beschikking van de leverancier stelt of indien de klant op andere wijze niet aan zijn verplichtingen voldoet, heeft de leverancier na voorafgaande ingebrekestelling van de klant, het recht tot gehele of gedeeltelijke opschorting van de uitvoering van de overeenkomst en heeft hij het recht om de daardoor ontstane kosten volgens zijn gebruikelijke tarieven in rekening te brengen, een en ander onverminderd het recht van de leverancier tot uitoefening van enig ander wettelijk recht.
9.4 Telecommunicatiefaciliteiten
Indien bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik wordt gemaakt van telecommunicatiefaciliteiten, waaronder internet, is de klant verantwoordelijk voor de tijdige en adequate beschikbaarheid ervan, behoudens voor die faciliteiten die onder direct gebruik en beheer van de leverancier staan.
Indien bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik wordt gemaakt van telecommunicatiefaciliteiten, is de leverancier gerechtigd de klant toegangs- of identificatiecodes toe te wijzen.
10. Dienstverlening
10.1 Toepassingsgebied
De in dit deel vermelde voorwaarden zijn, samen met de andere bepalingen van deze algemene voorwaarden van toepassing indien de leverancier aan klant diensten verleent zoals advisering, toepasbaarheidsonderzoek, consultancy, cursussen, opleidingen, ondersteuning, detachering, hosting, het ontwerpen, ontwikkelen, implementeren of beheren van programmatuur, websites of informatiesystemen en dienstverlening met betrekking tot netwerken.
10.2 Inspanningsverbintenis
De leverancier zal zich naar best vermogen inspannen de dienstverlening met zorg uit te voeren, in voorkomend geval overeenkomstig de met de klant schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures.
Alle diensten van de leverancier worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij en voor zover in de schriftelijke overeenkomst de leverancier uitdrukkelijk een resultaat heeft toegezegd en het betreffende resultaat tevens met voldoende bepaaldheid is omschreven.
Eventuele afspraken betreffende een serviceniveau worden steeds slechts schriftelijk uitdrukkelijk overeengekomen. Een serviceniveau omschrijft o.a. de garanties wat betreft de beschikbaarheid van systemen, de garanties wat betreft de tijd waarbinnen een initiële respons op meldingen van problemen moet komen en welke garanties op een oplossing er eventueel geboden worden en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
Een serviceniveau omschrijft onder andere de garanties wat betreft de beschikbaarheid van systemen, de garanties wat betreft de termijn waarbinnen een initiële respons op meldingen van problemen moet komen en welke garanties op een oplossing er eventueel geboden worden en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
10.3 Gefaseerde uitvoering
Indien is overeengekomen dat de dienstverlening in fasen zal plaatsvinden, is de leverancier gerechtigd de aanvang van de diensten die tot een fase behoren uit te stellen totdat de klant de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
10.4 Wijziging overeengekomen opdracht dienstverlening
De leverancier is niet verplicht aanwijzingen op te volgen die de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening wijzigen of aanvullen. De leverancier is enkel indien dit uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen is, verplicht aanwijzingen van de klant die tijdig en verantwoord gegeven worden op te volgen.
10.5 Tarieven, vergoeding en meerwerk
Indien de leverancier op verzoek of met voorafgaande instemming van de klant werkzaamheden of andere prestaties heeft verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door de klant worden vergoed volgens de gebruikelijke tarieven van de leverancier.
Van meerwerk is eveneens sprake indien een ontwerp of specificaties worden uitgebreid of gewijzigd. De leverancier is nooit verplicht aan een dergelijk verzoek te voldoen en hij kan eisen dat daarvoor een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst wordt gesloten.
10.6 Gevolgen meerwerk
De klant aanvaardt dat door werkzaamheden of prestaties zoals bedoeld in het vorige artikel het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de dienstverlening, en de wederzijdse verantwoordelijkheden van de klant en de leverancier, kunnen worden beïnvloed.
11. Softwareontwikkeling
11.1 Algemeen
De in dit deel vermelde voorwaarden zijn, samen met de andere bepalingen van deze algemene voorwaarden van toepassing indien de leverancier in opdracht van de klant software ontwikkelt.
Onder “softwareontwikkeling in opdracht van de klant” wordt begrepen de toepassingen besteld door een specifieke klant.
Onder softwareontwikkeling valt in casu ook het ontwikkelen van websites.
11.2 Behoefteanalyse, prioriteitenstelling en opleveringsdatum
Indien dit nog niet gebeurd is bij de aanvang van de overeenkomst, zullen de leverancier en de klant in onderling overleg de specificaties vastleggen waaraan de te leveren software dient te voldoen. Zij stellen daartoe een “behoefteanalyse” op, evenals een analyse van de functionele en technische vereisten in het licht van het door de klant vooropgestelde en gewenste resultaat.
De leverancier en de klant kunnen eveneens een prioriteitenstelling overeenkomen in onderling overleg.Voor aanvang van de werkzaamheden stellen partijen een tijdschema op, met indien mogelijk bepaalde milestones, en in ieder geval een definitieve opleveringsdatum.
11.3 Controle van gegevens
De leverancier heeft het recht en niet de plicht, de door de klant ter beschikking gestelde gegevens, specificaties of ontwerpen te controleren op juistheid, volledigheid of consistentie.
Indien de leverancier hierbij onvolkomenheden vaststelt, heeft de leverancier het recht de werkzaamheden op te schorten tot de klant de onvolkomenheden heeft verholpen.
11.4 Eindresultaat
De op te leveren software dient te voldoen aan het vooropgestelde en door de klant gewenste resultaat zoals omschreven in de “behoefteanalyse”.
11.5 Acceptatietests
Bij het opleveren van de software zal de klant, samen met de leverancier, de software onderwerpen aan een acceptatietest, om te zien of de software voldoet aan het vooropgestelde en door de klant gewenste resultaat zoals omschreven in de behoefteanalyse. Het slagen van de acceptatietest wordt schriftelijk bevestigd door de klant. Zolang deze schriftelijke bevestiging niet is geschied, is in geen geval sprake van definitieve oplevering.
11.6 Proefperiode
Vanaf het slagen voor de acceptatietest gaat een proefperiode in van 1 week, tenzij anders is overeengekomen, gedurende dewelke de klant eventuele fouten die hij ontdekt tijdens die proefperiode kosteloos kan laten herstellen door de leverancier.
Tot die “fouten” behoren echter geen onvolkomenheden ten gevolge van foutieve of onvolkomen specificaties opgegeven door de klant.